PROJEKTSTYRING

Hvis du kører hen ad motorvejen i din bil og ved, at hjulene på din bil er i orden, kører du rimeligvis ikke langsommere end 110 kilometer i timen.

Hvis du ved med sikkerhed, at et af dine hjul falder af senest om en time, standser du og ringer efter Falck eller kører meget, meget langsomt.

Men hvor hurtigt kører du hvis du er usikker på dine hjul? Du har for eksempel lånt bilen, den ser ikke godt ud, og der kommer usædvanlige lyde. Under usikkerhed vælger de fleste at køre med reduceret hastighed, måske 60 eller 80 kilometer i timen.

Sådan er det også med IT-projekter.

Hvis der ingen usikkerhed er, kan projektet drives frem uden spildtid; men så snart usikkerhed melder sig, går der tid og ressourcer tabt.

Eksempler på usikkerhed der typisk forsinker og fordyrer større IT-projekter er:

• Store afgørende beslutninger trækker ud og bliver truffet for sent eller aldrig.
• Produkternes parameteropsætninger og rette konfiguration kendes ikke med sikkerhed.
• Projektherrens krav til systemet ændrer sig under projektet.
• Projektledelsens magtmidler anvendes for sent eller aldrig.
• Afslutningskriteriet for delaktiviteter er ukendt så aktiviter afsluttes sent eller aldrig.

• IT-projekter vedrører begivenheder der indtræffer i fremtiden.
• Virksomhedernes økonomistyringssystemer kan ikke prissætte usikkerhed i IT-projekter.
• Usikkerhed vurderes ved hjælp af information.

Som projektansvarlig kan man ikke lave om på, at begivenheder der indtræffer i fremtiden er usikre, og man kan normalt heller ikke ændre virksomhedens økonomistyringssystem. Dog kan man sikre sig, at der er information til rådighed og at den er sand.

Hvordan gør man dette?

Den måde Holm & Bertram gør det på, er ved at deltage i kundernes projekter, og vor traditionelle hovedfunktioner er at måle eller på anden måde indsamle, dokumentere, vurdere og attestere information.

• interessentanalyse - systematisk indsamling, dokumentation og verifikation af interessenternes krav til projektet.
• Kravspecifikation - omformulering af interessenternes krav til krav som leverandørerne kan forstå.
• Tilbudsvurdering - afklaring af usikkerheder i den måde tilbudene skal forstås på.
• Implementationsstøtte - systematisk nedkæmpning af usikkerhed som opstår under det praktiske arbejde med installation og idriftsætning.
• m.m.

Når projektet er afsluttet er der ikke længere usikkerhed fordi, alle begivenheder af interesse for projektet er indtruffet i historien. Her undrer kunderne sig tit over, hvad alt det papir skulle gøre godt for.

Informationen var nødvendig for at undgå usikkerhed, og på samme måde som du sætter farten op så snart du har et pålideligt værksteds ord for, at der ikke er noget galt med din bil, kan du påregne, at dine projekter kører med fuld fart når de hviler på sikker information.

Kan konsulentydelser af denne art betale sig for kunderne? - og hvor meget er det værd at få nedkæmpet usikkerheden?

Værdien afhænger af projektets størrelse og af hvor usikkert det er. Hvis f. eks. usikkerheden er 20% og projektet er på 10 mio. er usikkerheden 2 mio. værd. Derfor er penge til konsulentydelser (Husk! de bør være dækket af ansvarsforsikring), dækket ind når prisen på usikkerhed overstiger prisen på konsulenten. Endvidere skal der ud over usikkerhed tilføjes flere sekundære ikke medregnde risici for omkostninger, der påløber hvis målopfyldelse ikke sker.

Virksomhederne kan til en vis grad styre størrelsen af deres projekter opad ved at lægge flere små projekter sammen til et stort, samt ved at forlænge driftperioden for projektet.

Konsulenten gør omgående det modsatte - han bryder projektet op i usikre og sikre delprojekter, og bruger al sin tid på de usikre.

Holm & Bertram er altid interesserede i en uforpligtende kontakt når et projekt skal udføres, og vi har lang erfaring i at vurdere den kombinerede indsats der skal ydes i et projekt af såvel kunde som af os.

For de kunder der ønsker at arbejde med forprojekter eller projekter der ikke umiddelbart kræver indsats af eksterne konsulenter har Holm & Bertram udviklet en koncept "RÅDGIVNING VED PROJEKTGENNEMFØRELSE" som vi stiller gratis til rådighed.

• om projektet overhovedet skal sættes igang.
• hvad projektet rent teknisk går ud på.
• hvad kravene til projektet er.
• om virksomheden overhovedet magter projektet.
• hvad projektet koster og hvor lang tid det varer.

OFFLINE nr. 26 - år 1999